První podnájemce: rady pro začínajícího správce

1Podnájem v pěti fázích

Každá fáze má svůj úkol. Co zanedbáte na začátku, třeba fotky bytu při předání, na konci podnájmu už nedoženete.

1. Před podpisem

   Výběr podnájemce

   Prohlídka, doklad, příjem a reference.

2. Při podpisu

   Smlouva a peníze

   Jistota a první platba dorazí na účet.

3. Nastěhování

   Předání bytu

   Protokol, měřidla, klíče a fotky.

4. První měsíce

   Platby a péče

   Na pozdní platbu reagujete do dvou dnů.

5. Před koncem

   Prodloužit, nebo skončit

   Návrh 60 dní předem, pak vrácení jistoty.

2Výběr podnájemce

Majiteli platíte nájemné, i když vám podnájemce nezaplatí, a se stavem bytu se majitel obrací na vás. Na výběru podnájemce proto nešetřete čas. Kritéria si stanovte předem a měřte jimi všechny zájemce stejně, známé a příbuzné nevyjímaje.

• Byt ukažte osobně a zájemce si poslechněte. Zeptejte se, kdo v bytě bude bydlet, od kdy a na jak dlouho, čím se živí, proč se stěhuje a jestli má zvíře. Ptejte se jen na to, co s bydlením souvisí.
• Ověřte totožnost podle dokladu. Jméno a datum narození musí sedět s tím, co napíšete do smlouvy.
• Nechte si doložit příjem, třeba potvrzením od zaměstnavatele nebo výpisem z účtu, a spočítejte, kolik z příjmu spolkne podnájemné se zálohami.
• Zavolejte předchozímu pronajímateli. Zeptejte se, jak zájemce platil, v jakém stavu byt vracel a proč odchází. Krátký telefonát často řekne víc než prohlídka.
• Prověřte registry. Insolvenční rejstřík za vás zkontroluje Bytorento, exekuce si zatím zjistěte sami v Centrální evidenci exekucí.

Když u podnájemce zadáte Rodné číslo, Bytorento ho ověří v insolvenčním rejstříku. Výsledek najdete v menu Podnájemci na detailu podnájemce, v kartě Prověření v registrech. Bez záznamu znamená, že rejstřík podnájemce nevede. Dokud má podnájemce aktivní podnájem, kontrola se zhruba jednou za měsíc opakuje a o novém záznamu vám přijde e-mail. U firmy aplikace ověří IČO v registru ARES.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

3Smlouva a peníze před klíči

Podnájemní smlouvu vám Bytorento vygeneruje do PDF z údajů podnájmu, postup popisuje návod Generování smluv a dodatků do PDF. Než ji podepíšete, projděte ji s podnájemcem bod po bodu, zvlášť tyto:

Majiteli platíte v den splatnosti nájmu, i když podnájemce ještě nezaplatil. Výchozí splatnost v Bytorentu s tím počítá: podnájemce platí do 20. dne předchozího měsíce a majiteli posíláte peníze 1. dne. Na zpoždění podnájemce vám tak zbývá rezerva zhruba deset dní. Přesto mějte stranou peníze aspoň na jednu platbu majiteli.

Peníze před klíči

Smlouva v části „Informace pro 1. platbu“ vypíše, co má podnájemce zaplatit hned: podnájemné se zálohami za první období a jistotu. Obojí platí při podpisu, u družstevního bytu do 3 dnů od podpisu. Uvede také, do kdy pošle platbu za první celý měsíc. U každé částky je číslo vašeho účtu a variabilní symbol podnájmu, u nenulové i QR kód pro mobilní bankovnictví.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

Klíče předejte až ve chvíli, kdy jistota a první platba leží na vašem účtu. S připojenou Fio bankou je Bytorento stáhne do hodiny a podle variabilního symbolu je samo přiřadí ke kontu podnájmu. Hotovost nepřijímejte: aplikace eviduje jen platby, které prošly bankovním účtem, a peníze předané z ruky do ruky by na kontě chyběly jako dluh.

4Předání bytu a klíčů

Předání je jediná chvíle, kdy oba vidíte byt ve stejném stavu. Co při něm nezapíšete, budete na konci podnájmu těžko dokazovat. Počítejte s hodinou času a předávejte za světla.

1. Vygenerujte předávací protokol

   Na kartě podnájmu v menu Další akce klikněte na Vygenerovat dokument a zvolte Předávací protokol, viz krok Vyberte dokument. Předávací protokol má vyplněné obě strany a byt: vy jste předávající, podnájemce přebírající. Výrobní čísla a stavy měřidel a počty klíčů vyplníte perem v bytě. Vytiskněte ho dvakrát, jeden podepsaný si nechá každý z vás.

   (zobrazí obrázek v plné velikosti)

2. Opište měřidla

   Protokol má řádky pro elektroměr, plynoměr, studenou a teplou vodu a tři měřiče tepla. Ke každému měřidlu, které v bytě je, zapište výrobní číslo a stav. Bez výrobního čísla stav nespárujete s vyúčtováním od dodavatele. Displej každého měřidla vyfoťte.

3. Spočítejte klíče

   Do tabulky klíčů zapište, kolik kusů od domu, bytu, schránky a sklepa předáváte. Čipy a ovladače, pro které protokol řádek nemá, dopište perem. Stejný počet budete na konci podnájmu chtít zpátky.

4. Projděte vybavení a závady

   Tabulku vybavení ani závad protokol nemá, stav bytu zachytí fotky z dalšího kroku. Chcete-li mít vybavení a závady i písemně, projděte byt místnost po místnosti a sepište je na samostatný list, který oba podepíšete a přiložíte k protokolu. Závady popište konkrétně, třeba „oděrka na dveřích ložnice u kliky“, ne „drobné vady“. Opravu, kterou slíbíte, zapište s dohodnutým termínem.

5. Byt vyfoťte a fotky pošlete podnájemci

   Vyfoťte každou místnost od dveří a zblízka každou závadu. Smlouva počítá s tím, že fotky nebo video pošlete podnájemci e-mailem, a protokol to připomíná v části Obrazová dokumentace. Když podnájemce bez zbytečného odkladu nenamítne opak, platí, že zachycují skutečný stav. Fotky si uložte i do Bytorenta. V detailu bytu na záložce Soubory založte v den předání prohlídku, třeba „Předání bytu“, a nahrajte je do ní. Postup popisuje část Jak založit prohlídku.

6. Podepište protokol a předejte klíče

   Podepsaný protokol vyfoťte nebo naskenujte a nahrajte do Dokumentů bytu. V okně Upravit dokument mu dejte kategorii Předávací protokol a přiřaďte ho k podnájmu, ať ho na konci snadno najdete. Pak předejte klíče.

Podnájemci v bytě ukažte:

• hlavní uzávěr vody a plynu, jističe a měřidla,
• jak se ovládá topení a kotel,
• kam patří odpad a jak se v domě třídí,
• domovní řád, který podnájemce podle smlouvy musí dodržovat.

Majiteli dejte vědět, kdo v bytě bydlí a kolik je to lidí.

5První měsíce: platby, komunikace a prohlídky

První měsíce nastaví, jak to bude po celý podnájem. Podnájemce, kterému projde první zpoždění bez reakce, zkusí i druhé.

Když podnájemce nezaplatí včas

Bytorento dlužníkům upomínky neposílá. Kdo je po splatnosti, ukáže dashboard v sekci Pohledávky po splatnosti hned den po splatnosti, ozvat se musíte sami.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

Než se ozvete, podívejte se v menu Pohyby, které vidíte s připojenou Fio bankou, jestli platba nedorazila bez variabilního symbolu. Takovou platbu aplikace sama nepřiřadí a podnájemce pak vypadá jako dlužník, přestože zaplatil. Přiřadíte ji podle návodu Jak spárovat platbu z banky s podnájmem.

1. Po splatnosti

   Zkontrolujte platby

   Dashboard ukáže dlužníka.

2. Do 2 dnů

   Ozvěte se

   Zavolejte nebo napište, vlídně a konkrétně.

3. Do 10 dnů

   Písemná upomínka

   Částka, za jaké období a nový termín.

4. Do 30 dnů

   Dohoda o splátkách

   Nemá na celé? Jen písemně, s daty splátek.

5. Po 30 dnech

   Důvod k výpovědi

   Smlouva ji dovoluje bez výpovědní doby.

• Zeptejte se proč. Zapomenutý příkaz vyřeší jedna zpráva, ztráta práce potřebuje dohodu. V obou případech se ozvěte hned, ne až za měsíc.
• Všechno o penězích pište e-mailem. Telefon se hodí na rychlou domluvu, e-mail zůstane jako doklad. Dohodu si zapište i do poznámek k bytu, viz Poznámky k bytu.
• Smluvní pokutu Bytorento samo nevyúčtuje. Když ji uplatníte, zadejte ji na kontě podnájmu jako jednorázovou pohledávku a do interní poznámky napište, za jaké prodlení. Postup je v návodu Jak naúčtovat jednorázovou pohledávku.
• Dluh neřešte na vlastní pěst, třeba výměnou zámku nebo vypnutím energií. Postupujte podle smlouvy.
• Výpověď doručte jinak než e-mailem. Dokumenty o skončení smlouvy smlouva z e-mailové komunikace vyjímá. Pošlete ji třeba doporučeným dopisem a v Bytorentu ji zadejte podle návodu Výpověď podnájmu a co se stane s předpisy.

Komunikace a opravy

Domluvte se s podnájemcem na jednom kanálu pro běžné věci a odpovídejte rychle, i kdyby to mělo být jen „řeším, ozvu se zítra“. Kontakty na správce domu, družstvo nebo havarijní službu si zapište k bytu, viz Kontakty k bytu, ať je v noci nehledáte.

Běžnou údržbu a drobné opravy hradí podle smlouvy podnájemce. Větší opravu vám hlásí bez odkladu a umožní ji provést. Kdo ji zaplatí, jestli vy, nebo majitel, zjistěte ve své nájemní smlouvě s majitelem dřív, než ji objednáte.

Pravidelná prohlídka

Smlouva vám dovoluje prohlídku podle dohody nejméně jednou za půl roku. Termín ohlaste předem e-mailem. V bytě projděte stejné věci jako při předání a zápis s fotkami uložte do nové prohlídky na záložce Soubory. Drobnou závadu tak uvidíte dřív, než z ní bude velká, a na konci podnájmu budete mít s čím porovnávat.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

6Prodloužení, nebo konec podnájmu

Podnájem na dobu určitou si hlídejte s předstihem. Smlouva vás zavazuje předložit podnájemci návrh nové smlouvy nejpozději 60 dní před koncem podnájmu. Podnájemce má na odpověď 14 dní a prodloužení musíte oba písemně odsouhlasit nejpozději 45 dní před koncem. Bytorento připraví připomínku konce podnájmu 60, 30 a 7 dní předem a končící smlouvy ukáže i v Upozornění na dashboardu. První připomínka tak přijde v poslední den lhůty pro návrh, začněte se proto rozhodovat dřív. Připomínky zatím dostanete vy, ne podnájemce.

• Prodlužujete? Zapište dodatek s novým koncem, případně novým podnájemným, podle návodu Prodloužení podnájmu a změna podnájemného.
• Končíte? Během posledních 45 dnů smíte byt podle smlouvy ukazovat novým zájemcům. Nabízejte ho hned, ať zůstane prázdný co nejkratší dobu.

Termín předání domluvte s podnájemcem aspoň týden dopředu. Smlouva po něm chce byt vyklizený, uklizený a vymalovaný v původním odstínu, ve stavu, v jakém ho převzal, s přihlédnutím k obvyklému opotřebení. Při převzetí projděte byt podle protokolu a fotek z předání, opište měřidla a spočítejte klíče.

Výsledek zapište do protokolu o převzetí, který oba podepíšete. Nesplněný úklid nebo vymalování vám smlouva dovoluje přeúčtovat jen v rozsahu, který v protokolu konkrétně uvedete. Tento protokol Bytorento zatím negeneruje, sepište ho sami.

Jistotu vracíte do 15 dnů po konečném vyúčtování. Smlouva vám dovoluje podržet ji nebo její část, dokud nedostanete vyúčtování od dodavatelů služeb. Srážky podnájemci vypište písemně, s částkou a důvodem. V Bytorentu vrácení zapíšete na kontě podnájmu jako závazek, viz Jak vrátit peníze nebo dát slevu. Pro vyúčtování služeb ukazuje každý předpis na kontě rozpis na podnájemné a jednotlivé služby, viz Z čeho se pohledávka skládá.

7Nejčastější chyby začínajícího správce

• Klíče před penězi

  Klíče až po připsání jistoty a první platby.

• Bez protokolu a fotek

  Bez záznamu o stavu bytu srážku z jistoty neobhájíte.

• Dohody jen ústně

  Co platí, potvrďte e-mailem a zapište k bytu.

• Čekání s upomínkou

  Ozvěte se do dvou dnů po splatnosti, ne po měsíci.

• Hotovost z ruky do ruky

  Co neprošlo účtem, na kontě chybí jako dluh.

• Žádná rezerva

  Majiteli platíte, i když podnájemce nezaplatil.

8Co dál

Jak podnájem v aplikaci sjednat, popisuje návod Jak přidat byt a sjednat první podnájem. Smlouvu a předávací protokol vygenerujete podle návodu Generování smluv a dodatků do PDF. Co Bytorento udělá samo a co zbývá na vás každý den, shrnuje návod Každý den s Bytorentem: co udělá samo a co vy. Rady pro druhou stranu, spolupráci s majitelem od první schůzky po prodloužení nájmu, najdete v návodu První majitel: rady pro začínajícího správce.