První majitel: rady pro začínajícího správce

1Spolupráce s majitelem v pěti fázích

Každá fáze má jiný úkol. Chyba z první schůzky nebo z převzetí bytu se vám vrátí, až budete řešit spor nebo byt majiteli vracet.

1. Před podpisem

   První schůzka

   Katastr, všichni vlastníci a společná očekávání.

2. Při podpisu

   Smlouva

   Provize, minimální podnájemné a prázdný byt.

3. Den předání

   Převzetí bytu

   Protokol, měřidla, klíče, fotky a plná moc.

4. Každý měsíc

   Běžná správa a kontakt

   Přehled 1. dne a zpráva po každé události.

5. Před koncem

   Prodloužení nebo konec

   Rozhovor tři měsíce předem, dřív než připomínka.

2První schůzka: co ověřit a na čem se domluvit

Na první schůzce si majitel prověřuje vás a vy jeho. Přijďte s připravenými otázkami a smlouvu mu nechte přečíst v klidu, nic se nepodepisuje na místě.

Kdo byt vlastní

• Ověřte vlastnictví v katastru. Ve službě Nahlížení do katastru nemovitostí najdete byt podle obce, čísla domu a čísla jednotky. Uvidíte, kdo je na listu vlastnictví a jestli tam není zapsané omezení, třeba exekuce.
• Podepisují všichni vlastníci. Na listu vlastnictví může být víc lidí, spoluvlastníci nebo manželé ve společném jmění. Smlouvu ať podepíší všichni, ne jen ten, kdo s vámi jedná.
• Zkontrolujte smlouvu proti listu vlastnictví. Vygenerovaná nájemní smlouva uvede jako pronajímatele hlavního majitele i spoluvlastníky, které má byt v Bytorentu zadané, každého s vlastními údaji a jménem v podpisové části. Než ji vytisknete, ověřte, že v ní nikdo z listu vlastnictví nechybí.
• U družstevního bytu chtějte souhlas družstva. Byt vlastní družstvo a majitel je jeho člen s nájmem bytu. Nechte si doložit členství i nájem, třeba nájemní smlouvou s družstvem. Bytorento k družstevnímu bytu vygeneruje smlouvu, podle které vám člen družstva předloží písemný souhlas družstva s podnájmem. Některá družstva podnájem firmě nepovolí, proto se na souhlas zeptejte hned.

Na čem se domluvit

Spolupráce se nejčastěji kazí na tom, co si strany na začátku neřekly. Projděte s majitelem tyto body a výsledek mu pošlete e-mailem:

• Minimální podnájemné, pod které bez jeho souhlasu nepůjdete. Porovnejte ho s nabídkami podobných bytů v okolí.
• Provize: procento z podnájemného, pevná částka, nebo obojí. Jak se z provize počítá platba majiteli, ukáže kalkulačka v návodu Začínáme s Bytorentem.
• Prázdný byt: jakou část posledního podnájemného a záloh mu posíláte, když byt mezi dvěma podnájmy chvíli stojí.
• Kdo co zařizuje: inzerce, prohlídky, vyúčtování služeb, komunikace se správcem domu, revize.
• Opravy bez ptaní. Drobné opravy jsou podle smlouvy vaše, větší jen po dohodě s majitelem. Domluvte se, jak rychle se rozhodne a co smíte udělat při havárii, když se mu nedovoláte.
• Kanál a rytmus kontaktu: telefon, nebo e-mail, jak často a kdy volat hned.

Co jsou drobné opravy, smlouva přebírá z nařízení vlády. Patří k nim opravy, které nařízení vyjmenuje podle druhu, třeba kliky, zámky, vypínače nebo baterie, a další opravy do 1 500 Kč za jednu. Související opravy téže věci se sčítají. Když součet drobných oprav za kalendářní rok přesáhne 150 Kč za m² podlahové plochy bytu, další opravy v tom roce už drobné nejsou (§ 4 až 6 nařízení vlády č. 308/2015 Sb., o vymezení pojmů běžná údržba a drobné opravy související s užíváním bytu).

Co se do vzorové smlouvy nevejde, třeba limit pro opravy při havárii, zapište v průvodci nájmem do kroku Další ujednání. Vygenerovaná smlouva ho vypíše v samostatném článku.

Pro smlouvu a pro Bytorento si od majitele vezměte jméno, rodné číslo nebo u firmy název a IČO, adresu trvalého bydliště nebo sídla, e-mail, telefon a číslo účtu, na který mu budete posílat nájemné.

3Co stanoví smlouva s majitelem

Smlouvu s majitelem vám Bytorento vygeneruje do PDF z údajů nájmu, postup popisuje návod Generování smluv a dodatků do PDF. Než ji majitel podepíše, projděte ji spolu bod po bodu, zvlášť tyto:

U rodinného domu dostanete stejnou smlouvu, jen místo bytu mluví o domě. U družstevního bytu Bytorento vygeneruje Smlouvu o podnájmu a správě družstevního bytu, kterou s vámi podepisuje člen družstva. Ta navíc vyžaduje písemný souhlas družstva s podnájmem. Když družstvo souhlas odvolá, smí ji kterákoli strana vypovědět s okamžitou účinností.

4Převzetí bytu od majitele

Smlouva počítá s předávacím protokolem při převzetí bytu i při jeho vrácení na konci nájmu. Protokol o převzetí vám vygeneruje Bytorento: majitel v něm byt předává a vy ho přebíráte. Protokol o vrácení bytu zatím negeneruje, ten na konci nájmu sepište sami. Podle protokolu o převzetí pak doložíte, že vracíte byt ve stavu odpovídajícím běžnému opotřebení.

1. Vygenerujte předávací protokol

   Na kartě nájmu v menu Další akce klikněte na Vygenerovat dokument a zvolte Předávací protokol, viz krok Vyberte dokument. Protokol má vyplněného majitele jako předávajícího, vás jako přebírajícího a byt. Má-li byt víc spoluvlastníků, je v protokolu každý z nich a každý má vlastní řádek k podpisu. Vytiskněte ho dvakrát.

2. Opište měřidla

   Protokol má řádky pro elektroměr, plynoměr, studenou a teplou vodu a tři měřiče tepla. Ke každému měřidlu, které v bytě je, zapište výrobní číslo a stav ke dni převzetí. Displej každého měřidla vyfoťte. Stavy budete potřebovat u prvního ročního vyúčtování služeb.

3. Spočítejte klíče

   Do tabulky klíčů zapište, kolik kusů od domu, bytu, schránky a sklepa přebíráte. Čipy a ovladače, pro které protokol řádek nemá, dopište perem. Zeptejte se, kdo další má od bytu klíč.

4. Sepište vybavení a závady

   Tabulku vybavení ani závad protokol nemá. Projděte byt místnost po místnosti a vybavení i jeho stav sepište na samostatný list, který s majitelem podepíšete a přiložíte k protokolu. Každou závadu popište konkrétně. Dohodněte, které závady majitel opraví ještě před prvním podnájmem, a zapište je s termínem.

5. Byt vyfoťte a fotky uložte k bytu

   Vyfoťte každou místnost od dveří a zblízka každou závadu. Podle protokolu fotky pošlete majiteli e-mailem. V detailu bytu na záložce Soubory založte v den převzetí prohlídku, třeba „Převzetí od majitele“, a nahrajte do ní fotky. Postup popisuje část Jak založit prohlídku.

6. Převezměte plnou moc a kontakty

   Podle smlouvy vám majitel vystaví plnou moc pro jednání se správcem domu, dodavateli energií a pojišťovnami. Vezměte si ji hned při převzetí. Kontakty na společenství vlastníků nebo družstvo, správce domu a havarijní službu zapište k bytu, viz Kontakty k bytu. Zeptejte se i na termíny revizí a na to, kde jsou hlavní uzávěry vody a plynu.

7. Podepište protokol

   Protokol podepište s majitelem ve dvou vyhotoveních, jeden si nechá každý z vás. Spoluvlastníci podepisují každý na svém řádku. Podepsaný protokol naskenujte a nahrajte do Dokumentů bytu.

Při převzetí si od majitele vezměte také předpis záloh od společenství vlastníků nebo družstva a poslední vyúčtování služeb. Podle nich nastavíte zálohy podnájemci, viz návod Předpis služeb a komu zálohy patří. Nechte si doložit, že má nemovitost pojištěnou, a vlastní pojištění domácnosti a odpovědnosti zapište podle návodu Pojištění bytu a připomínka výročí smlouvy.

5Vztah s majitelem: důvěra z pravidelného kontaktu

Majitel byt obvykle nevidí a peníze od podnájemce nedostává přímo. O tom, jak správa jde, ví jen to, co se dozví od vás. Kontakt s ním má proto dvě vrstvy: měsíční přehled, který mu posílá Bytorento, a vaše osobní zprávy navíc.

Měsíční přehled každý 1. den

Bytorento samo pošle majiteli 1. den každého měsíce e-mail Měsíční přehled za uplynulý měsíc. Přehled je psaný vaším jménem a shrnuje všechny jeho byty, které spravujete:

• Celkem vybráno, Odměna správce a Váš příjem za všechny byty dohromady.
• U každého bytu štítek Obsazeno, nebo Volné, částky Vybráno a Váš příjem a stav Převod: Odeslán, Naplánován, nebo Připravujeme.
• U podnájmu, který skončí do 60 dnů, upozornění Smlouva končí s datem. U prázdného bytu upozornění Volné od s datem a počtem dnů.

Částky přehled bere ze závazku majiteli za daný měsíc. Vybráno je částka, ze které se platba počítá: podnájemné a zálohy pro majitele, u prázdného bytu jejich sjednaná část. Odměna správce je vaše provize a Váš příjem platba majiteli. Dluhy podnájemců přehled neukazuje, majiteli platíte podle smlouvy tak jako tak.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

Přehled končí vaším podpisem, když v Nastavení účtu v části E-mailová komunikace vyplníte Název odesílatele.

Než majiteli přijde první přehled, řekněte mu, co v něm najde a jak čísla vznikají. Nejčastější otázka bývá, proč je Váš příjem menší než Vybráno. Rozdíl je vaše provize.

Osobní kontakt navíc

Přehled ukazuje čísla, ne vás. Ozvěte se majiteli osobně, krátkým hovorem nebo pár řádky, pokaždé když se v bytě něco stane:

• máte nového podnájemce: kdo to je, od kdy a za kolik,
• předali jste byt podnájemci nebo ho od něj převzali zpět,
• byli jste na pravidelné prohlídce, pošlete pár fotek,
• stala se havárie nebo je potřeba oprava, napište i s cenou,
• podnájemce dal výpověď.

Většinu z toho vám ukládá i smlouva v článku Informační povinnost Nájemce. O novém nebo skončeném podnájmu, podnájemném a zálohách, počtu osob, havárii a potřebě opravy máte majitele informovat neprodleně.

• Špatnou zprávu řekněte první vy. Když podnájemce dá výpověď nebo byt zůstane prázdný, zavolejte majiteli hned a řekněte mu, co s tím děláte. Nečekejte, až to najde v přehledu jako Volné nebo Smlouva končí.
• Dohody o penězích a opravách potvrďte e-mailem. Smlouva bere změnu dohodnutou e-mailem za platnou, jakmile ji druhá strana e-mailem potvrdí. Výpověď nebo změnu doby trvání ale musíte podepsat.
• Odpovídejte rychle. Na zprávu majitele reagujte do druhého dne, i kdyby to mělo být jen „řeším, ozvu se v pátek“.
• Jednou ročně se sejděte. Projděte výplaty, obsazenost a opravy za rok a jestli podnájemné odpovídá trhu. Roční revizi podnájemného vám ukládá i smlouva.

Kde se na hovor připravit

Než majiteli zavoláte, otevřete v menu Majitelé jeho detail. Záložka Přehled ukáže:

• K výplatě majiteli a další plánovanou výplatu s datem a bytem,
• graf Výplaty posledních 12 měsíců s výplatou a provizí,
• Měsíční rytmus: Nájem majiteli, Provize správce a Obsazenost,
• box Vyžaduje pozornost s počtem položek, když je co řešit: Nedoplatek u podnájemce, Prázdná nemovitost, Smlouva končí za 45 dní (v poslední den Smlouva končí dnes) nebo Naplánováno ukončení s datem.

(zobrazí obrázek v plné velikosti)

Napsat nebo zavolat majiteli můžete i přímo ze seznamu nemovitostí, z nabídky akcí u bytu ve skupině Komunikace, viz Akce u nemovitosti.

6Peníze majiteli včas

Závazky vůči majiteli začínají dnem, kdy začne první podnájem. Stejně tak smlouva váže povinnost platit nájemné na uzavření první podnájemní smlouvy. Do té doby majiteli nic neplatíte.

Pak mu platíte každý měsíc v den splatnosti nájmu, i když podnájemce zaplatí pozdě nebo vůbec. Dluh podnájemce řešíte vy, majitel na něj nečeká. Mějte proto stranou rezervu aspoň na jednu platbu majiteli.

S připojenou Fio bankou vám Bytorento v den splatnosti připraví příkaz k úhradě, který v bance jen podepíšete. Postup i stavy plateb popisuje návod Platby majitelům přes Fio a stavy závazků. Nic nepodkope důvěru majitele rychleji než pozdní platba. Když se přece jen zdrží, dejte mu vědět dřív, než si toho všimne sám.

Podnájemné jednou ročně porovnejte s trhem. Smlouva vám ukládá navrhnout zvýšení, když ho trh unese, ale každá změna podnájemného potřebuje předchozí souhlas majitele.

7Prodloužení, nebo konec nájmu

Smlouva s majitelem se po uplynutí sjednané doby sama prodlouží o rok, pokud ani jeden z vás nejpozději 2 měsíce před koncem písemně nesdělí, že s prodloužením nesouhlasí. Bytorento ale nájem samo neprodlouží, i automatické prodloužení o rok musíte zapsat. Když konec nájmu uplyne a prodloužení nezapíšete, nájem v aplikaci zůstane, ale závazky majiteli za další měsíce už Bytorento nepřipraví.

Bytorento připraví připomínku konce nájmu 60, 30 a 7 dní předem. Od 60. dne před koncem ukazuje na detailu majitele i upozornění Smlouva končí za 60 dní. První připomínka tak přijde zhruba v poslední den lhůty pro nesouhlas. Promluvte si proto s majitelem dřív, třeba tři měsíce před koncem: chce pokračovat, za jakou provizi a na jak dlouho? Bez e-mailu majitele se připomínky nepřipraví.

Jak prodloužení zapsat

1. Otevřete nájem

   V detailu bytu otevřete záložku Nájem a na kartě Nájem klikněte na Prodloužit nájem.

2. Vyplňte změnu

   Okno Prodloužit nájem ukáže aktuální provizi a konec nájmu. V poli Datum účinnosti vyberte, od kdy změna platí: vždy 1. den měsíce, nejpozději den po současném konci nájmu. Do pole Nové datum konce zadejte nový konec. Nová provize správce (%) zůstane stejná, dokud ji nepřepíšete.

   (zobrazí obrázek v plné velikosti)

3. Naplánujte změnu

   Klikněte na Naplánovat změnu. Otevře se okno Změna uložena, které vám k prodloužení nabídne vygenerovat dodatek, viz Dodatek ke smlouvě. Na kartě Nájem pak uvidíte box Naplánovaná změna s datem a novým koncem. Aplikace ji provede 1. dne zvoleného měsíce.

Když už je u nájmu naplánovaná změna, třeba nová provize, tlačítko se jmenuje Upravit / prodloužit nájem. Otevře okno Upravit změnu nájmu s naplánovanou změnou a prodloužení přidáte do ní: nový konec zadejte do pole Nové datum konce a klikněte na Uložit změny. Datum účinnosti platí pro celou změnu, takže když ho posunete, posune se i naplánovaná provize. Okno Změna uložena se po úpravě neotevře, dodatek vygenerujete později, viz Dodatek ke smlouvě.

Prodloužení zapište hned, jak se s majitelem domluvíte. Po konci nájmu už ho okno Prodloužit nájem nepřijme. Automatické prodloužení o rok nastává podle smlouvy samo. Když se ale dohodnete na jiné době trvání, smlouva tu změnu vyžaduje podepsat, proto k ní dodatek vygenerujte.

• Byt stojí prázdný? Majitel smí smlouvu okamžitě vypovědět, když byt zůstane mezi podnájmy prázdný déle než 2 měsíce, nebo když do 2 měsíců od předání nesjednáte první podnájem. Nového podnájemce proto hledejte od prvního dne.
• Majitel byt prodává? Postup popisuje návod Převod bytu na nového majitele.
• Nájem končí? V detailu nájmu otevřete Další akce, klikněte na Vypovědět nájem a zadejte Datum ukončení. Bez toho zůstane nájem v aplikaci aktivní i po svém konci a majiteli vznikají další závazky. Zadat ho jde i zpětně, nejdřív k prvnímu dni minulého měsíce, viz návod Výpověď nájmu s majitelem a co se stane se závazky. Byt pak majiteli předejte s protokolem, stejně jako jste ho přebírali.

8Nejčastější chyby začínajícího správce

• Bez ověření v katastru

  Smlouvu podepíše jen jeden z vlastníků.

• Nevyplněné minimum podnájemného

  Tečkovanou čáru ve smlouvě vyplňte při podpisu.

• Převzetí bez protokolu

  Na konci nájmu nedoložíte, v jakém stavu byt byl.

• Majitel bez e-mailu

  Měsíční přehled se mu nepřipraví.

• Zprávy jen s problémem

  Pravidelný kontakt buduje důvěru, mlčení ji bere.

• Prodloužení na poslední chvíli

  S majitelem mluvte tři měsíce před koncem.

9Co dál

Jak byt, majitele a nájem v aplikaci zadat, popisuje návod Jak přidat byt a sjednat první podnájem. Smlouvu s majitelem vygenerujete podle návodu Generování smluv a dodatků do PDF. Jak majiteli odchází platba, vysvětluje návod Platby majitelům přes Fio a stavy závazků. Na podnájemce se připravte s návodem První podnájemce: rady pro začínajícího správce. Co Bytorento udělá samo a co zbývá na vás, shrnuje návod Každý den s Bytorentem: co udělá samo a co vy.